Los software contables cada día están adquiriendo mayor relevancia, dado a la cantidad de beneficios y ventajas que ofrecen, y también por la obligatoriedad, de ciertos países, por efectuar la facturación electrónica. Sin embargo muchos profesionales aún tienen dudas al respecto, debido a que la implementación de estos software es relativamente nueva e implica migrar la contabilidad manual a electrónica.
Es por eso que en esta oportunidad, queremos esclarecer las preguntas frecuentes sobre los software contables:
- ¿Qué es un software contable?
Es un programa digital o electrónico diseñado específicamente para facilitar y sintetizar la gestión contable. Estos programas registran y procesan todos los datos que son ingresados, y a través del diseño o configuración que tengan, identifican estos datos como ingresos, egresos, cuentas por cobrar o por pagar, entre otros items.
- ¿Cuáles soluciones o tareas puedo gestionar a través de un software contable?
Dependiendo de lo que ofrezca el productor. Pero en su gran mayoría estos software contables ofrecen la gestión de todas las tareas que se deben llevar a cabo por un departamento contable, como lo son: creación de facturas, cotizaciones, manejo de ingresos y egreso, gestión de cuentas por cobrar y por pagar, manejo de proveedores, administración de cuentas bancarias, control de inventario, emisión de balance general, entre otras.
- ¿Son seguros de usar?
Si. Los software contables están diseñados para proteger la información contable y financiera de sus usuarios, por lo que en su mayoría ofrecen la posibilidad de contar con un respaldo de estos datos.
Algunos software contables disponibles en el mercado están alojados en la nube. Esta tecnología es la misma que usan las entidades bancarias para la preservación de los datos de sus clientes.
- ¿Cómo se maneja la privacidad de los datos?
Cada productor cuenta con una política específica de privacidad de datos, por lo que al momento de adquirir un software contable es importante conocer qué ofrece el productor. Pero en su gran mayoría, los proveedores de estos servicios cuentan con altos estándares de seguridad, en donde solo el usuario es quien podrá tener acceso a la información contable ingresada.
- ¿Es muy costosa su adquisición?
En el mercado existen muchos proveedores con distintos precios. Algunos ofrecen pagos mensuales, trimestrales e inclusive anuales. Otros, ofrecen el primer mes gratis para que el usuario pueda entrar en contacto con la herramienta, probarla y así tomar mejor su decisión final.
Los costos de estos programas varían por empresa, por el plan que ofrecen y por las soluciones que brindan.
- ¿Mi ordenador debe tener alguna especificación técnica para gestionar un software contable?
Para que estos software puedan ser usados de una manera ágil y sin ningún tipo de problema, es recomendable que el ordenador o computador cuente con ciertas especificaciones: 4GB de memoria RAM, procesador de al menos 1GHZ y conexión a internet.
Vale la pena destacar que los software contables alojados en la nube no requieren de características específicas para tu computador lo único que necesitas es una conexión a internet.
- ¿El personal de mi compañía debe tener conocimientos específicos de informática para la gestión correcta de estos softwares?
Depende de lo específico que sea el software contable. Existen programas cuya gestión requiere de dominar Excel nivel avanzado para manejarlo de manera correcta, mientras que otros cuentan con plataformas e interfaces muy intuitivas.
De igual forma, en estos casos es importante contactar al servicio de ayuda al usuario que ofrecen los proveedores de software contable para aclarar cualquier duda sobre la manipulación y manejo de estos programas.
Si cuentas con otras dudas al respecto indícanosla en los comentarios y en una próxima oportunidad te compartiremos las respuestas a ellas.
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