Sistema administrativo: ¿qué tipos existen y cuáles son sus beneficios?

En la actualidad no se puede hablar de integración empresarial sin un sistema administrativo. Esta herramienta tecnológica se ha convertido en la solución favorita de los emprendedores que buscan optimizar procesos y conseguir mayor eficiencia. Aprende más sobre este software e incorpóralo a tu Pyme. 

¿Qué es un Sistema Administrativo? 

Un sistema administrativo se encarga de registrar, gestionar, unificar y administrar cada uno de los procesos y recursos económicos dentro de una empresa. 

Entre las funciones que tiene este software, destacan: 

• Facturación electrónica.
• Control de compras y gastos.
• Cuentas por cobrar.
• Seguimiento de las cotizaciones.
• Control de inventario.

¿Qué puedo hacer con un Sistema Administrativo? 

El fin de un software administrativo es mejorar la gestión y organización de la información, permitiendo:

• Acelerar procesos.
• Identificar errores y corregirlos.
• Precisar información.
• Exponer claramente cuáles son los puntos fuertes y débiles de una empresa.
• Tomar mejores decisiones.
• Y cumplir con los objetivos trazados por la compañía. 

Tipos de sistemas administrativos

Hay tres tipos de sistemas administrativos:

• Sistema Empacados, Genéricos para empresas o ERP

Este tipo de software ayuda a guardar los datos y procesos de tu compañía, permitiendo automatizarlos completamente. La información que puede centralizar un ERP va desde compras, pasando por recursos humanos hasta la atención al cliente.

• Sistema de Usos específicos

Como dice su nombre, este sistema administrativo se diseña únicamente para atender las necesidades del sector al que está enfocado. Al ser tan específico logra una gestión ordenada y cuidadosa. 

• Desarrollo personalizados

Esta clase de software administrativo se podría definir como el menos eficaz y certero. Ya que al ser diseñado por desarrolladores que no necesariamente tienen conocimiento de los requerimientos que hay dentro de un sector, es incapaz de hacerle frente a los cambios que surgen con el tiempo y termina siendo muy obsoleto.

Beneficios de implementar un sistema administrativo

Un sistema administrativo cumple con la función de que todo se logre según lo planeado. De esta forma, es sumamente beneficioso para una empresa porque:

• Reduce los costos de inventario: ya que se cuenta con un control exacto y eficiente de las entradas y salidas del mismo.
  
• Mejora la comunicación interna de la empresa: gracias a que toda la información de la compañía está unificada dentro del software.
  
• Prevé las necesidades de producción: puesto que se puede realizar las órdenes de compra pertinentes cuando la materia prima comience a agotarse.
  
• Disminuye errores contables: evitando el cruce de información, los datos duplicados o extravío de facturas o recibos.
  
• Aumenta la satisfacción del cliente: dado que puedes conocer sus necesidades, así como también generar productos hechos a su medida. 

¿Cómo puede apoyar un sistema administrativo a tu Pyme? 

Existen muchas formas de cómo un software administrativo fortalece a una empresa. En resumidas cuentas, todo es gracias al registro, gestión, dominio y generación de reportes. Esto logra un control de flujo de:

• Producción.
• Compras y cuentas por cobrar.
• Ventas y cuentas por cobrar.
• Efectivo.
• Finanzas.
• E inventarios.

Recuerda que lo ideal es escoger el sistema administrativo que satisfaga las necesidades de tu empresa de manera sencilla y rápida. 

¿Qué debo tomar en cuenta para elegir un sistema administrativo?

Para poder escoger el software administrativo a la medida de tu Pyme, debes tener en cuenta estos puntos:

1. Identifica qué necesita tu empresa: estudiando a fondo los problemas y requerimientos de tu negocio.
   
2. Investiga las distintas opciones: puedes desde pedir recomendaciones hasta buscar a través de Internet.
   
3. Contrasta la información: una vez que tengas tus opciones, compara cuál es la que te conviene y cumple mejor con los objetivos.
   
4. Cuestiona el costo beneficio a futuro: no escojas un software administrativo sin antes evaluar cuál te permitirá reducir costos y aumentar la productividad de tu empresa a futuro.

Existen distintas opciones que te ofrecen herramientas similares. En esta ocasión te hablamos un poco más sobre Alegra México.

Se le considera como el sistema administrativo favorito de todas las pequeñas y medianas empresas mexicanas, debido a que está autorizado por el SAT.

Además, es una plataforma intuitiva y práctica que cuenta con:

• Facturación CFDI 4.0 y 3.0.
• Control de gastos.
• Sistema POS.
• Nómina electrónica.
• Gestión de inventarios.
• Reportes de estado del negocio a tiempo real.
• Acceso desde cualquier dispositivo, incluso sin conexión a Internet.
• Respaldo de datos en la nube. 
• Control y seguridad de la información.

¿Ya no cuentas con el software contable de QuickBooks México? ¡Es momento de migrar! Entre las alternativas más confiables se encuentra Alegra, el sistema administrativo en la nube más completo del mercado. Échale un vistazo a su guía de migración de datos y nos cuentas qué te pareció en los comentarios.

Acepta el reto de llevar tu emprendimiento al siguiente nivel con un sistema administrativo. ¿Te queda alguna duda? Comenta acá abajo y con gusto te responderemos.