Si tienes un negocio de retail en Colombia (ya sea una tienda, cadena, franquicia o distribuidora) y haces compras a proveedores por más de $524.000 por factura, este dato te interesa: eres agente retenedor ante la DIAN y tus obligaciones acaban de actualizarse.
Aquí te explico de forma sencilla cuáles son las tarifas exactas, los umbrales de retención vigentes y cómo impacta esto en tu flujo de caja cuando le compras a decenas de proveedores cada mes.
Lo que debes saber para este 2026: La base de todo es la nueva UVT de $52.374 (Resolución DIAN 000238) y los cambios recientes del Decreto 0572 de 2025, que ajustaron las tarifas del Estatuto Tributario para servicios y rentas de trabajo. Olvídate de buscar en la ley; aquí te lo resumo todo.
¿Qué es la retención en la fuente y por qué el retail tiene una exposición mayor que otros sectores?
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto de renta — y en algunos casos del IVA — regulado por el artículo 367 del Estatuto Tributario. En lugar de esperar la declaración anual, la DIAN recauda por adelantado a través del pagador: la empresa que compra o contrata retiene un porcentaje del valor neto y lo consigna en nombre del proveedor.
Para un retailer, esto tiene una implicación operativa que no tienen, por ejemplo, una firma de consultoría o un despacho contable: el volumen de transacciones de compra es altísimo. Un distribuidor de consumo masivo con 80 proveedores activos puede estar procesando entre 200 y 600 facturas mensuales de bienes. Cada una de esas transacciones tiene que pasar por el filtro de retención.
«Un error de retención no es solo un problema contable. Es una diferencia de caja que se acumula mes a mes, y cuando la DIAN cruza tus compras declaradas con los Formularios 350 presentados, la brecha aparece sola.»
El riesgo no es teórico. La fiscalización cruzada de la DIAN entre compras reportadas en declaración de renta y retenciones declaradas en el Formulario 350 es cada vez más automatizada. Un retailer que aplica tarifas desactualizadas — o que no retiene cuando debería — genera una diferencia que eventualmente genera requerimiento de información o liquidación oficial.
¿Cuándo un retailer es agente retenedor?
No toda empresa retiene automáticamente. La condición de agente retenedor para personas naturales comerciantes se activa cuando los ingresos brutos o el patrimonio bruto del año anterior supera los 30.000 UVT. Para 2026, ese umbral equivale a aproximadamente $1.571.220.000. Las personas jurídicas (sociedades, SAS, SA, etc.) son agentes retenedores desde su constitución, sin umbral.
| Tipo de contribuyente | ¿Es agente retenedor? | Condición |
|---|---|---|
| Persona jurídica (SAS, SA, LTDA) | ✅ Sí, siempre | Desde su constitución. Sin umbral. |
| Persona natural comerciante | ⚠️ Condicional | Solo si ingresos o patrimonio bruto del año anterior > 30.000 UVT ($1.571 MM en 2026) |
| Contribuyente del Régimen SIMPLE | ❌ No (por ingresos propios) | Exento de ser sujeto de retención por su actividad gravada bajo SIMPLE (acreditar con RUT, código 47) |
| Entidad pública | ✅ Sí, siempre | Sin excepción. Incluye empresas de economía mixta. |
Tabla de retención en la fuente 2026 para compras: lo que aplica al retailer diariamente
Las operaciones de compra son el pan de cada día del retail. Aquí la normativa es clara y la lógica es consistente: la base mínima para retener en compras es 10 UVT = $523.740 en 2026. Por debajo de ese valor, no se practica retención. Por encima, la tarifa depende de si el proveedor es declarante de renta o no.
Punto crítico para retailers: La retención se aplica sobre la base gravable neta — el valor del bien sin IVA. Aplicar el porcentaje sobre el valor total de la factura (con IVA) es un error sistemático que genera retenciones en exceso y puede derivar en reclamaciones del proveedor. Verifique que su software de facturación separe correctamente IVA de base gravable antes de calcular retención.
| Concepto | Base mínima (UVT) | Base mínima (pesos 2026) | Tarifa (declarante) | Tarifa (no declarante) |
|---|---|---|---|---|
| Compra de bienes muebles | 10 UVT | $523.740 | 2,5% | 3,5% |
| Servicios (operativos, técnicos) * | 2 UVT | $104.748 | 4% | 6% |
| Honorarios (conocimiento especializado) | Desde $0 | Sin base mínima | 10% (declarante, < topes) | 11% (no declarante) |
| Comisiones | Desde $0 | Sin base mínima | 10% (declarante, < topes) | 11% (no declarante) |
| Arrendamientos inmuebles | Desde $0 | Sin base mínima | 3,5% | 3,5% |
| Arrendamientos bienes muebles | Desde $0 | Sin base mínima | 4% | 4% |
* Excepción: el servicio de transporte de pasajeros tiene base mínima de 10 UVT ($524.000). El transporte de carga terrestre mantiene base de 2 UVT pero con tarifa especial del 1%. Fuente: Artículos 383, 386, 392, 401 ET; Decreto 1625 de 2016 con modificaciones del Decreto 0572 de mayo 28 de 2025, Art. 1.2.4.4.1; UVT 2026 = $52.374 según Resolución DIAN 000238 de 2025.
Caso de uso: distribuidora de consumo masivo con 80 proveedores activos
Tomemos una distribuidora en Bogotá, persona jurídica (SAS), con ventas mensuales de $800 millones y 80 proveedores activos. En un mes típico procesa 320 facturas de compra. ¿Cómo opera la retención en la práctica?
Escenario A — Compra de mercancía a proveedor declarante:
- Factura: $2.500.000 (sin IVA)
- Base mínima: $524.000 (10 UVT) → supera el umbral ✅
- Tarifa: 2,5% (proveedor declarante)
- Retención: $62.500
- Pago neto al proveedor: $2.437.500 + IVA correspondiente
Escenario B — Compra a proveedor no declarante (pequeño productor artesanal):
- Factura: $800.000 (sin IVA)
- Base mínima: $524.000 → supera el umbral ✅
- Tarifa: 3,5% (no declarante)
- Retención: $28.000
- Pago neto al proveedor: $772.000
Escenario C — Compra por debajo del umbral:
- Factura: $400.000 (compra urgente de insumos menores)
- Base mínima: $524.000 → NO supera el umbral ❌
- Retención: $0. Se paga el valor completo al proveedor.
«En una distribuidora con 320 facturas mensuales, el 15% de las transacciones suele caer por debajo del umbral de compras. Si el sistema retiene en todas, la empresa está transfiriendo dinero del proveedor al Estado sin respaldo legal — y eso genera pasivos que pueden terminar en glosas en la declaración de retención.»
Te puede interesar:
ReteFuente sobre nómina: cuándo le aplica al retailer
El retail, especialmente en tiendas físicas y centros de distribución, maneja nómina alta en trabajadores con salarios entre 2 y 6 SMLMV. Para estos trabajadores, la retención por salarios se activa cuando la base gravable mensual depurada supera las 95 UVT = $4.975.530 en 2026.
¿Qué se depura antes de calcular?
- Aportes obligatorios a pensión y salud (del trabajador)
- Rentas exentas laborales: 25% del ingreso total, con límite de 240 UVT mensuales ($12.569.760)
- Deducciones por dependientes, intereses de vivienda y medicina prepagada (con requisitos documentales)
| Base gravable mensual depurada (UVT) | Base gravable mensual depurada (pesos) | Tarifa marginal |
|---|---|---|
| 0 a 95 UVT | $0 a $4.975.530 | 0% |
| >95 a 150 UVT | $4.975.531 a $7.856.100 | 19% |
| >150 a 360 UVT | $7.856.101 a $18.854.640 | 28% |
| >360 a 640 UVT | $18.854.641 a $33.519.360 | 33% |
| >640 a 945 UVT | $33.519.361 a $49.493.430 | 35% |
| >945 UVT | Más de $49.493.430 | 39% |
Tabla progresiva según Art. 383 ET, modificado por Decreto 0572 de 2025 y valores calculados sobre UVT 2026 = $52.374.
Para la gran mayoría de los cajeros, auxiliares de bodega y vendedores de piso que ganan entre $2.000.000 y $3.500.000 mensuales, la retención en nómina es $0 porque su base depurada no supera el umbral de 95 UVT. El problema aparece en los cargos gerenciales o de jefatura que sí superan ese límite y donde una deducción mal liquidada — por ejemplo, incluir aportes voluntarios sin el soporte requerido — puede generar retención incorrecta.
Retención sobre arrendamiento de locales comerciales: el gasto fijo que más retailers omiten
Los retailers en centros comerciales y locales arrendados tienen un gasto fijo mensual significativo: el canon de arrendamiento. Este concepto tiene retención desde el primer peso — sin cuantía mínima — con una tarifa del 3,5% sobre el valor neto del canon.
Ejemplo arrendamiento: un local en centro comercial con canon mensual de $12.000.000. Retención: $12.000.000 × 3,5% = $420.000 que se descuentan del pago al arrendador y se declaran en el Formulario 350 del mes siguiente. Si el arrendador no declara o es persona natural sin calidad especial, la tarifa se mantiene en 3,5%. Si opera como fideicomiso o sociedad fiduciaria, consultar tratamiento especial en el ET.
En cadenas con 10 o más puntos de venta arrendados, el impacto acumulado de la retención sobre arrendamientos puede representar entre $3 y $8 millones mensuales de retenciones practicadas — un volumen que justifica tener automatización contable, no una hoja de Excel con fórmulas manuales.
Formulario 350: plazos, errores frecuentes y sanciones reales
Las retenciones practicadas durante el mes deben declararse y pagarse mediante el Formulario 350, con vencimiento entre el 8 y el 22 del mes siguiente según el último o dos últimos dígitos del NIT. Los plazos exactos los publica la DIAN en el calendario tributario anual.
Dos obligaciones que muchos retailers desconocen:
- Declarar aunque no haya retenciones: si en un mes no se practicó ninguna retención, igual se debe presentar el Formulario 350 en $0. No presentarlo en plazo genera sanción por extemporaneidad según el Art. 641 ET — que corresponde al 5% del total de las retenciones practicadas por cada mes o fracción de retardo, con mínimo de 10 UVT.
- Sanción mínima aplicable: según el Art. 639 ET, la sanción mínima equivale a 10 UVT. En 2026, eso es aproximadamente $524.000. Puede reducirse al 50% o 75% si se cumplen condiciones de buen comportamiento tributario previo (Art. 640 ET) — pero solo si el contribuyente la liquida él mismo antes de que la DIAN emita resolución.
| Infracción | Sanción base | Reducción posible (Art. 640) |
|---|---|---|
| No presentar Formulario 350 en plazo | 5% del total retenido por mes o fracción — mínimo 10 UVT (Art. 641 ET — extemporaneidad) | Hasta 50% si no hay emplazamiento y no hay reincidencia en 2 años |
| No consignar las retenciones practicadas | Intereses moratorios según tasa vigente DIAN + sanción (Art. 634 ET) | No aplica reducción mientras persista la mora |
| Presentar declaración sin pago total | Declaración se tiene por no presentada (Art. 580-1 ET) | Requiere corrección con nueva presentación |
| Retener por debajo de la tarifa aplicable | DIAN puede exigir diferencia + intereses + sanción por inexactitud | Depende del caso |
ReteICA: la retención municipal que los retailers en Bogotá, Medellín y Cali no pueden ignorar
La retención en la fuente de Industria y Comercio (ReteICA) no la administra la DIAN — es competencia de cada municipio y distrito. Para un retailer que opera en Bogotá, Medellín o Cali, las tarifas de ReteICA sobre ventas al público y pagos a proveedores pueden representar un costo adicional que no aparece en la tabla de retefuente nacional.
Bogotá tiene sus propias tarifas, bases mínimas y plazos de declaración, que se presentan ante la Secretaría Distrital de Hacienda, no ante la DIAN. Este artículo se enfoca en la retención a título de renta administrada por la DIAN (Formulario 350). Para ReteICA, consultar el acuerdo municipal vigente de cada ciudad donde opere.
¿Cuándo NO se practica retención? Casos frecuentes en retail
No todos los pagos generan retención. Conocer las excepciones es tan importante como conocer las tarifas:
- Compras por debajo de 10 UVT ($524.740): no hay retención en compras de bienes muebles.
- Proveedores del Régimen SIMPLE: los contribuyentes inscritos en el SIMPLE no son sujetos de retención por ingresos de su actividad. Deben acreditarlo con el RUT mostrando código de responsabilidad 47. Si el proveedor no presenta el RUT actualizado, el agente retenedor aplica la tarifa general.
- Pagos entre personas naturales no agentes retenedores: solo retienen las personas naturales que superen el umbral de 30.000 UVT de patrimonio o ingresos del año anterior.
- Operaciones con grandes superficies autorretenedoras: algunos contribuyentes tienen resolución de autorretenedor expedida por la DIAN, lo que significa que ellos mismos liquidan y declaran su propia retención. El pagador no retiene cuando el beneficiario tiene esa calidad acreditada.
🤖 Error frecuente en retail: retener a proveedores del Régimen SIMPLE porque el sistema contable no verifica el RUT. El resultado: el proveedor no puede descontar esa retención en ninguna declaración (el SIMPLE no admite descuentos de retención), genera una reclamación y el contador tiene que hacer una corrección en el Formulario 350. Automatizar la verificación de RUT en la recepción de facturas elimina este problema antes de que ocurra.
El impacto en flujo de caja que pocos retailers calculan
La retención en la fuente no es solo un tema de cumplimiento — es un impacto de tesorería que ocurre en cada ciclo de pago. Cuando un retailer retiene $62.500 en una factura de $2.500.000, esos $62.500 salen de su caja en el mes siguiente hacia la DIAN (Formulario 350), no hacia el proveedor. Eso no es necesariamente un problema, pero tiene que estar contemplado en el flujo de caja proyectado.
En una distribuidora con 320 facturas mensuales donde el 60% supera el umbral de 10 UVT con un promedio de factura de $1.800.000:
- Facturas sujetas a retención: 192
- Retención promedio por factura (2,5% sobre $1.800.000): $45.000
- Total retenido al mes: $8.640.000
- Fecha de pago a DIAN: entre el 8 y el 22 del mes siguiente
Esos $8,6 millones mensuales tienen que estar disponibles en caja en la segunda semana del mes siguiente. Si el ERP no proyecta ese pasivo, el CFO se entera del problema cuando ya es tarde.
Preguntas frecuentes:
¿La retención se aplica sobre el valor con IVA o sin IVA?
Siempre sobre el valor sin IVA. La base de retención es la base gravable neta del bien o servicio. Aplicar sobre el valor bruto con IVA es un error que genera retención en exceso y puede derivar en reclamaciones del proveedor.
¿Qué pasa si aplico una tarifa inferior a la que corresponde?
La DIAN puede exigir la diferencia con intereses de mora (Art. 634 ET) más la sanción por inexactitud correspondiente. El agente retenedor — no el proveedor — es el responsable de practicar la tarifa correcta. Si el error fue del proveedor (por ejemplo, presentó un RUT desactualizado indicando que era declarante cuando no lo es), el agente retenedor puede tener argumentos para reducir la sanción, pero el proceso es complejo.
¿Un proveedor del Régimen SIMPLE genera retención?
No. Los contribuyentes del SIMPLE no son sujetos de retención por los ingresos de su actividad gravada bajo ese régimen. El proveedor debe acreditarlo presentando el RUT con el código de responsabilidad 47. Si no lo presenta, el agente retenedor está en su derecho de aplicar la tarifa general.
¿Tengo que presentar el Formulario 350 si en el mes no practiqué ninguna retención?
Sí. La obligación de presentar el Formulario 350 no depende de que haya retenciones en el período. Si eres agente retenedor y no retuviste nada en el mes, igual debes presentar la declaración en $0. No presentarla en plazo genera sanción por extemporaneidad (Art. 641 ET), no sanción por inexactitud — son conceptos diferentes en el ET.
¿Cuál es la sanción mínima DIAN en 2026?
Según el Art. 639 ET, la sanción mínima equivale a 10 UVT. Con la UVT 2026 en $52.374, eso es aproximadamente $523.740. Esta sanción puede reducirse al 50% si la DIAN no ha emplazado y no hay reincidencia en los últimos 2 años, o al 75% en los términos del Art. 640 ET.
¿Los pagos al proveedor de arrendamiento del local también generan retención?
Sí. Los arrendamientos de inmuebles están sujetos a retención del 3,5% desde el primer peso — no hay cuantía mínima. Si el arrendador es persona natural o jurídica con la tarifa general, se retiene el 3,5% sobre el valor neto del canon mensual. Este valor se declara en el Formulario 350 del mes en que se hace el pago.
¿Qué es un autorretenedor y cómo afecta mis pagos como retailer?
Un autorretenedor es un contribuyente que tiene resolución de la DIAN para practicarse a sí mismo la retención en lugar de que se la practique el pagador. Cuando recibes una factura de un proveedor autorretenedor y él te acredita esa calidad (con el RUT o la resolución), tú no practicas retención. El proveedor la liquida y la declara directamente. Si tienes dudas sobre si un proveedor es autorretenedor, verificar en el RUT o solicitar el documento que acredite esa calidad.
lo que necesitas para automatizar tu retención como retailer
Un retailer con más de 50 proveedores activos que gestiona la retención en la fuente en Excel está operando con un riesgo que no escala bien. Los tres puntos donde el error manual ocurre con más frecuencia son:
- Clasificación del proveedor: declarante vs. no declarante, SIMPLE vs. ordinario, autorretenedor vs. no autorretenedor. Un proveedor puede cambiar de categoría de un año al otro.
- Actualización de la UVT: cada 1 de enero los umbrales en pesos cambian. Un sistema que no actualiza automáticamente retiene con bases del año anterior durante semanas.
- Separación IVA vs. base gravable: si el software no separa el IVA automáticamente en cada factura, el cálculo se hace sobre el valor total — y la retención queda en exceso.
Los software de contabilidad e inventarios que resuelven estos tres puntos de forma nativa — con actualización automática de UVT, verificación de RUT integrada y separación de base gravable — eliminan la exposición operativa sin que el contador tenga que intervenir en cada transacción.
| Si tu operación de retail supera los 100 proveedores activos o estás revisando si tu software actual calcula retención correctamente, prueba mi recomendación del mes — hay herramientas que actualizan la UVT automáticamente y separan base gravable de IVA desde la primera factura que cargas. |
¿Tienes proveedores del Régimen SIMPLE y no sabes si tu sistema los está excluyendo de retención correctamente? Cuéntame abajo — es la configuración que más se omite en implantaciones de retail.
Deja una respuesta