En esta nueva era digital las empresas están cambiando sus procesos de gestión y coordinación de recursos. La norma ahora es la documentación electrónica.
Gracias a los sistemas contables, las empresas en Panamá han logrado centralizar sus tareas. Pero, ¿Qué son y cómo funcionan?, te explicaremos todo para que conozcas las ventajas y desventajas de un software contable. Además, entérate cómo integrar un sistema contable en Panamá para tu negocio. Veamos:
¿Qué es un sistema contable?
Un sistema contable es un software con una estructura organizada que:
- Clasifica y registra las operaciones de un negocio.
- Controla el inventario de productos y servicios.
- Realiza reportes financieros.
- Centraliza la información contable.
¿Cuáles son los objetivos del sistema contable?
Automatizar procesos contables.
Disminuir la probabilidad de posibles errores.
Analizar la actividad financiera de la empresa.
Ayudar a cumplir al empresario con la normativa del país.
Simplificar el ingreso de documentos y comprobantes.
- Tener toda la información financiera centralizada.
- Unificar las operaciones contables y comerciales.
Estructura de un sistema contable
Para que un sistema contable sea eficiente y fácil de interpretar por los usuarios, es necesaria una estructura clara y con las siguientes características:
- Ser multimoneda: capacidad para adaptarse a la divisa del país en que se encuentra ubicada la empresa.
- Contar con soporte y garantía: solucionar problemas o errores sin sacrificar tiempo y esfuerzo.
- Ser multiusuario: gestionar en tiempo real las operaciones sin sacrificar las ventas de tu negocio.
- Actualizarse según normativa contable y tributaria.
- Ofrecer seguridad de la información: así los datos de clientes y proveedores no son vulnerables a terceros.
- Realizar informes precisos y ordenados..
- Operar en tiempo real.
- Ayudar al control de gastos: para visibilizar posibles fugas de recursos.
- Dar seguimiento de los ingresos y gastos que se generan en la empresa.
¿Por qué es importante un sistema contable en Panamá?
Gracias a estas acciones, será más fácil diseñar una estrategia para controlar las operaciones de una empresa y gestionar de manera eficiente los recursos de un negocio.
En pocas palabras, es importante que un sistema contable en una empresa, ya que:
- Da estabilidad económica.
- Previene crisis financieras.
- Ayuda a alcanzar los objetivos empresariales.
3 ventajas de usar un sistema contable en Panamá
1. Permite ahorrar tiempo y dinero
Optimiza la cantidad de recursos (puedes trabajar desde cualquier dispositivo con Internet) y reduce drásticamente la digitalización y realización de tareas constantes como:
- Registrar transacciones.
- Realizar inventarios y reportes.
- Gestionar facturas y comprobantes de venta.
2. Agiliza la gestión del negocio
Al tener en un solo lugar la información, será más fácil consultar la contabilidad de manera ordenada y rápida. Además, facilita la toma de decisiones y la administración de los recursos de la empresa.
3. Mejora las relaciones con los clientes
Actualmente, la mayoría de los sistemas contables permiten la facturación en tiempo real. Esto se traduce en gestión de comprobantes más rápidos, más profesionales y con validez oficial.
Así, tus clientes y tu empresa pueden cumplir con la normatividad sin errores.
3 desventajas de implementar un sistema contable
Ahora que ya sabemos las ventajas de usar estos programas, es importante que tengamos presente algunas desventajas de un software contable y qué retos traen consigo:
1. Pueden requerir un conocimiento previo para su uso
Existen programas con una interfaz amigable y que no requieren un conocimiento previo de contabilidad.
Por ejemplo, Alegra es un software contable intuitivo que te permite gestionar tus inventarios en un par de minutos y te da soporte técnico en tiempo real.
2. Necesita constantes actualizaciones
Imagina: tu cliente necesita con urgencia una factura, entras al sistema y empiezas a gestionarla, cuando estás a punto de timbrar… ¡Tu sistema se actualiza!
Por eso te recomendamos buscar un software que se actualice automáticamente y que te notifique de sus procesos.
3. Ocasiona gastos extras
Busca aplicaciones que operen en la nube; con esta modalidad ahorras dinero en instalaciones sorpresas y puedes acceder a toda tu información desde cualquier parte del mundo.
¿Qué sistema contable es mejor?
Ahora que conoces todas las características y ventajas que ofrece un sistema contable, ¿te animas a probarlo? Aquí te compartimos una pequeña lista de las mejores opciones de sistemas contables en Panamá:
Ahora que ya conoces más sobre las ventajas y desventajas de un software contable, te recomendamos leer también nuestro artículo sobre Consejos para llevar la contabilidad de las Pymes, donde te explicamos las últimas novedades contables y te damos tips para mejorar la administración de tu negocio.
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