Facturador electrónico: Ministerio de Hacienda vs. Alegra Facturación

La elección de un facturador electrónico adecuado es fundamental para mantener su emprendimiento al día y cumplir al pie de la letra con sus obligaciones tributarias en Costa Rica. Si aún tiene dudas y no sabe cuál elegir, ¡siga leyendo este artículo! Aquí veremos las ventajas y diferencias entre el facturador electrónico Ministerio de Hacienda y Alegra Facturación.

¿Qué es el facturador electrónico Ministerio de Hacienda de Costa Rica? 

El facturador electrónico Ministerio de Hacienda es una herramienta gratuita proporcionada por el gobierno de Costa Rica para facilitar la emisión de facturas electrónicas a los contribuyentes del país, es decir, su sistema valida y autoriza las facturas electrónicas.

Aquí compartimos un video de cómo realizar tu factura electrónica a través de ATV Hacienda, también puedes revisar la siguiente guía (ver guía) 

Proceso para emitir tu factura electrónica por el Ministerio de Hacienda

1. El emisor envía un documento XML al Ministerio de Hacienda.
2. Hacienda valida y emite un acuse de aceptación o rechazo dentro de 3 horas. También adjunta la factura para el receptor.
3. El receptor debe aceptar o rechazar la factura.
4. De acuerdo con la resolución DGT-R-063-2018, este último punto deberá notificarse a la Dirección General de Tributación, dentro de los primeros 8 días hábiles del mes siguiente. 

¿Qué es Alegra Facturación?

Alegra Facturación es una plataforma creada especialmente para pymes y emprendimientos,permite administrar, controlar y hacer crecer los negocios. Aquí compartimos sus beneficios:

• Crea, envía y administra tus facturas.
• Controla y administra loss gastos y lo que debe.
• Controla y concilia sus cuentas bancarias.
• Organiza y controla sus inventarios. 
• Vende por Internet creando en minutos su propia tienda virtual.
• Consulta de reportes inteligentes y en tiempo real.
• Enlaza otras aplicaciones a Alegra usando su API.
• Cuenta con facturación en puntos de venta, incluso sin internet.

¿Cómo hacer una factura electrónica en Costa Rica?

¡Emitir la primera factura electrónica es algo muy sencillo con un software como Alegra! Solo sigue estos pasos:

1. Ingrese con tu usuario y contraseña a la plataforma Alegra.com/costarica/.
2. Seleccione la opción «Facturas de venta».
3. Haga clic en: «Nueva factura de venta».
4. Complete los campos del formulario.
5. Haga clic en «Emitir» para generar los documentos electrónicos.

También puede aprender a cómo crear tus facturas electrónicas en su Terminal de Punto de Venta 👇. 

Alegra Facturación vs. Facturador electrónico Ministerio de Hacienda de Costa Rica

Ahora que ya conoce más sobre ambas opciones, le compartimos este cuadro comparativo, para que pueda escoger la opción ideal para su empresa. 

Aspecto	Alegra Facturación	Facturador Electrónico Ministerio de Hacienda
Beneficios	Interfaz amigable y fácil de usar. Gestión integral de facturas y clientes. Integración con contabilidad. Asistencia gratuita y personalizada con expertos. Sistema en la nube 100% seguro. Estará al día con las actualizaciones con Hacienda para cumplir con la legislación fiscal. Generación de reportes y seguimiento de pagos. Control de inventario. Integración con sistemas de pago. Registro y actualización automática de clientes. Soporte y plataformas de ayuda.	Gratuito y proporcionado por el gobierno. Cumplimiento con la legislación fiscal. Sencillez en su uso. Respaldo de la información en la nube. Registro y actualización automática de clientes.
Costos	Suscripción mensual con diferentes planes según el tamaño de la empresa. PLUS: cuenta con 15 días gratuitos, para probar sus funciones.	Gratuito.
Sectores recomendables	Ideal para empresas de todos los tamaños que busquen una solución completa de facturación, administración y contabilidad.	Principalmente para pequeñas empresas que requieren una opción gratuita y fácil de usar.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un proceso de emisión y recepción de comprobantes de pago en formato digital, que permite que las transacciones comerciales sean más ágiles y seguras. Este documento se envía de forma online tanto al Ministerio de Hacienda en formato XML, como al cliente en formato PDF vía correo electrónico. 

👉El XML (Extensible Markup Language, en español: Lenguaje de Marcas Extensibles) es un formato universal que permite el intercambio de información entre las distintas plataformas existentes.

¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica?

Independientemente del sistema que utilicen, la facturación electrónica ofrece una serie de ventajas para los contribuyentes y las empresas. Entre los principales beneficios que tiene la facturación electrónica con respecto a la facturación tradicional están:

Facturación electrónica	Facturación tradicional
✔ ️ Proceso ágil. ✔ ️ Ahorro de tiempo. ✔ ️ Pocos recursos. ✔ ️ Combate la evasión fiscal. ✔ ️ Sin errores. ✔ ️ Automatización contable. ✔ ️ Auditorías casi instantáneas. ✔ ️ Cero papel.	❌ Proceso engorroso. ❌ Gasto de tiempo. ❌ Necesita hardwares. ❌ Fácil de falsificar. ❌ Errores humanos. ❌ Metódico y lento. ❌ Auditorías extensas. ❌ Uso de papel.

Como es notable, los beneficios de la facturación electrónica sobrepasan a la facturación típica por mucho. 🤯

¿Qué información siempre debe llevar una factura electrónica?

Independientemente si usa el facturador electrónico Ministerio Hacienda u otro software, siempre es necesario incluir cierta información para que una factura electrónica sea válida. Aquí le compartimos los datos más relevantes:

1. Numeración de la factura: indispensable para poder llevar un orden y favorecer a la auditoría.
2. Fecha de emisión y de vencimiento: es fundamental, tanto por motivos de control, como para ser rastreada con facilidad. De igual forma, permitirá saber hasta cuándo tiene validez dicho documento, en términos fiscales.
3. Datos del emisor y del receptor: estos dos datos son elementales para conocer de dónde vino el producto o servicio y a dónde llegó.
4. Tipo y uso de factura: dependiendo del giro del negocio o el tipo de servicio.
5. Concepto y descripción: para terminar de aclarar por completo de qué va esta factura.
6. Importe e impuesto: se trata de la cantidad por la que se hizo la transacción y qué impuesto está asociado a ese tipo de negocio. También se aclara el tipo de moneda.
7. Método y forma de pago: bien sea en efectivo, por transferencia, tarjeta (crédito o débito), a mensualidades o en un solo pago.
8. Validación o sello digital: se trata del elemento diferenciador entre una factura tradicional y una digital.

👉 Ten en cuenta que no basta con que sea un documento electrónico, lo que le otorga validez fiscal es aquel candado digital elegido por la entidad fiscal del país. Este “candado” puede ser un código, una cadena de números o una firma digital. 

En Costa Rica se utilizan dos “candados”:

• Firma digital que vincula jurídicamente al emisor.
• Llave criptográfica* del Ministerio de Hacienda.

*Secuencia de números o letras, mediante la cual se cifra (protege) una clave o texto.

Con la información completa, ¡es su momento de elegir! ¿Cuál es el sistema de facturación que su empresa necesita? ¿El facturador electrónica Ministerio de Hacienda o Alegra Facturación? ¡Leemos en los comentarios!