¿Qué está sucediendo en Latinoamérica con la facturación electrónica? Especialmente en Costa Rica, cuyas búsquedas sobre un facturador electrónico Ministerio de Hacienda crecen cada día más. O por ejemplo en México, donde se ha utilizado este modelo tributario digital desde años atrás, y recientemente implementaron el CFDI 4.0 de manera exclusiva.
El salto tecnológico ha provocado muchas dudas en administradores y emprendedores que solo desean una herramienta que les facilite esta transición. Por esta razón, traemos este artículo para desmitificar el concepto de facturador electrónico y lo más importante relacionado con él.
¿Qué es la facturación electrónica?
Se trata de la alternativa digital del documento físico o tradicional que antes se utilizaba como respaldo o acreditación de una operación comercial entre dos partes.
Aunque cada país cuenta con su propia legislación fiscal, el concepto de factura se ha mantenido muy parecido. Esto porque sin importar la zona geográfica, nuestro sistema económico funciona gracias a la oferta y demanda de productos o servicios.
Dichas transacciones deben quedar reflejadas de alguna manera para que puedan regularse, y la mejor manera de hacerlo fue con facturas. Era natural que el sistema se modernizara con el tiempo, hasta convertirse en algo totalmente digital.
Sin embargo, el uso y la accesibilidad de las nuevas tecnologías ha sido disparejo en Latinoamérica. Mientras que en México se emitieron las primeras facturas electrónicas en 2005, en Costa Rica se comenzó con este sistema hasta 2017.
¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica?
A diferencia de otras tecnologías que han generado controversia, como la Inteligencia Artificial, la facturación electrónica fue ampliamente aceptada desde el principio. Sus beneficios eran demasiado grandes para ser ignorados, tanto a nivel macro (gobierno, empresas, Hacienda) como a nivel micro (emprendedores, trabajadores independientes y administradores).
Entre los principales beneficios que tiene la facturación electrónica con respecto a la facturación tradicional están:
| Facturación electrónica | Facturación tradicional |
| ✔️ Proceso ágil. ✔️ Ahorro de tiempo. ✔️ Pocos recursos. ✔️ Combate la evasión fiscal. ✔️ Sin errores. ✔️ Automatización contable. ✔️ Auditorías casi instantáneas. ✔️ Cero papel. | ❌ Proceso engorroso. ❌ Gasto de tiempo. ❌ Necesita hardwares. ❌ Fácil de falsificar. ❌ Errores humanos. ❌ Metódico y lento. ❌ Auditorías extensas. ❌ Uso de papel. |
Como puedes ver, los beneficios de la facturación electrónica sobrepasan a la facturación típica por mucho. 🤯
¿Qué información siempre debe llevar una factura electrónica?
Si bien la entidad fiscal de cada país regula de manera única las características válidas en una factura electrónica, estas comparten elementos estructurales. Algunos de estos son:
- Numeración de la factura
Cualquier contador estará feliz de saber que las facturas de su cliente llevan un orden. Sin duda, esto favorecerá a la auditoría.
- Fecha de emisión y de vencimiento
Como toda transacción económica, es fundamental conocer la fecha en la que se realizó, tanto por motivos de control, como para ser rastreada con facilidad. De igual forma, saber hasta cuándo tiene validez dicho documento, en términos fiscales.
- Datos del emisor y del receptor
La importancia de la factura radica en justificar de dónde vino el producto o servicio, y a dónde llegó. Por lo tanto, estos dos datos son elementales.
- Tipo y uso de factura
Dependiendo del giro del negocio o el tipo de servicio, existen diferentes tipos de facturas. Aquí es donde se especifica.
- Concepto y descripción
Para terminar de aclarar por completo de qué va esta factura, siempre hay un espacio para llenar esta información.
- Importe e impuesto
Se trata de la cantidad por la que se hizo la transacción y qué impuesto está asociado a ese tipo de negocio. También se aclara el tipo de moneda.
- Método y forma de pago
Puede que haya sido en efectivo, por transferencia, pago con tarjeta (crédito o débito), a mensualidades o en un pago. Cualquier detalle sobre esto debe quedar perfectamente desglosado.
- Validación o sello digital
Se trata del elemento diferenciador entre una factura tradicional y una digital.
No basta con que sea un documento electrónico, lo que le otorga validez fiscal es aquel candado digital elegido por la entidad fiscal del país. Este “candado” puede ser un código, una cadena de números o una firma digital.
En Costa Rica se utilizan dos “candados”:
- Firma digital que vincula jurídicamente al emisor.
- Llave criptográfica* del Ministerio de Hacienda.
*Secuencia de números o letras, mediante la cual se cifra (protege) una clave o texto.
En México se utilizan tres “candados”:
- Folio fiscal.
- Timbre Fiscal.
- Sello Digital.
- Cadena original de certificación.
¿Cómo es el facturador electrónico del Ministerio de Hacienda?
En Costa Rica, el propio Ministerio de Hacienda funciona como facturador electrónico. Es decir, su sistema es el que valida y autoriza las facturas electrónicas.
El proceso es el siguiente:
- El emisor envía un documento XML al Ministerio de Hacienda
- Hacienda valida y emite un acuse de aceptación o rechazo dentro de 3 horas. También adjunta la factura para el receptor.
- El receptor debe aceptar o rechazar la factura.
- De acuerdo con la resolución DGT-R-063-2018, este último punto deberá notificarse a la Dirección General de Tributación, dentro de los primeros 8 días hábiles del mes siguiente.
¿Qué es Alegra Facturación?
No se necesita mucho para deducir que depender por completo del Ministerio de Hacienda para generar las facturas electrónicas en Costa Rica es un gran inconveniente. Mismo caso para México con el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
A veces el sistema falla, se cae, provoca errores. Esto puede ser perjudicial para las tareas diarias de cualquier emprendedor, administrador o contador. Además, el portal de dichas entidades fiscales puede ser confuso y difícil de usar.
Afortunadamente, existen softwares de facturación avalados para que optimicen estos procesos. En este caso, traemos uno que destaca por su interfaz, velocidad y, sobre todo, ¡precio!
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¿Te quedan dudas sobre la facturación electrónica? Escribe un comentario y te responderemos lo más pronto posible.
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