Un negocio exitoso es aquel que sabe gestionar sus recursos. Por eso, el control de inventarios 📦 es esencial para asegurar la eficiencia operativa, minimizar pérdidas y maximizar las oportunidades del negocio.
En este artículo explicaremos cómo funcionan los sistemas de inventarios, cuál es su importancia, los tipos de sistemas que existen y mucho más. ¡Sigue leyendo!
¿Por qué es importante tener un control de inventario en un negocio?
El control de inventario es un proceso fundamental en la gestión empresarial. Permite a las organizaciones tener una visión clara de los productos disponibles y administrar de manera efectiva la reposición de stock.
¿Para qué es importante implementar sistemas de inventarios ?
- Evitar pérdidas
Un control de inventario efectivo previene pérdidas debido a robos, daños o productos obsoletos. Cuando se conoce el estado exacto del inventario es más fácil identificar y resolver problemas potenciales.
- Satisfacción del cliente
Contar con los productos adecuados en el momento justo garantiza que los clientes siempre encuentren lo que buscan. Esto conduce a una mayor satisfacción del consumidor y, en última instancia, a un aumento en las ventas.
- Optimización de recursos financieros
Evitar la sobrecompra o la falta de productos ayuda a gestionar eficazmente los recursos financieros de la empresa. Esto significa menos inversión en inventario ocioso o pérdidas de ventas por falta de stock.
- Toma de decisiones informadas
Un control de inventario proporciona datos precisos que respaldan la toma de decisiones estratégicas. Permite identificar tendencias de ventas, productos más populares y necesidades de almacenamiento.
Tipos de sistemas de control de inventarios
Existen dos tipos de sistemas de inventarios: el inventario periódico y el inventario permanente. Cada uno tiene una función específica, que ayuda en gran manera al control de la gestión de la empresa.
Inventario periódico
En este sistema las empresas cuentan físicamente su inventario en intervalos regulares, como semanalmente o mensualmente. Los datos se actualizan después de cada recuento. Este método es ideal para las empresas que cuentan con un inventario relativamente pequeño o que venden productos de alto valor.
Ejemplo de inventario periódico
Imagina que tienes una pequeña tienda de abarrotes y realizas un inventario periódico mensual. Al final de cada mes tú y tu equipo cuentan físicamente todos los productos en el estante. Registran la cantidad de cada artículo y calculan el valor total del inventario.
👉 Algo importante que debes tener en cuenta es que esta tarea implica un esfuerzo significativo y tiempo para llevar a cabo el conteo y la actualización de existencias.
Inventario permanente
Por otra parte, el inventario permanente mantiene un registro constante y actualizado de las existencias. Cada vez que se compra o vende un producto se registra en tiempo real. Este tipo de inventario está pensado para empresas con un gran volumen de ventas y productos de bajo costo.
Ejemplo de inventario permanente
Imagina que tienes una cadena de supermercados. En este caso, utilizamos un sistema de inventario permanente que actualiza automáticamente la cantidad de productos en existencia cada vez que se realiza una venta o una compra.
Cuando un cliente compra una caja de leche, el sistema de inventario resta automáticamente una unidad del inventario total de leche. Del mismo modo, cuando se recibe una entrega de productos nuevos, el sistema agrega automáticamente esas unidades al inventario.
👉 Este método es adecuado para empresas con un alto volumen de ventas y una variedad de productos, ya que proporciona un control en tiempo real del inventario sin necesidad de contar físicamente cada artículo con regularidad, lo que ahorra mucho tiempo y dinero.
Métodos de control de inventarios
Además de los dos tipos principales de sistemas de inventario, hay métodos específicos que pueden utilizarse para gestionar el inventario de manera más efectiva. Aquí te compartimos los métodos más populares:
Control de Inventario ABC
Este método clasifica los productos en tres categorías: A, B y C, en función de su importancia en términos de ventas y valor. Permite concentrar los esfuerzos de gestión en los productos más relevantes.
Aquí te va un ejemplo 👇
Imagina una tienda de electrónica que utiliza el método ABC para gestionar su inventario, de esta manera, categorizan sus productos en función de su importancia, en términos de ventas y valor. Los televisores de alta gama y las computadoras portátiles se clasifican como “A”, ya que son productos de alto valor y gran demanda. Los cables y accesorios menos costosos se clasifican como “C”.
Quedaría así:
Producto | Categoría |
Televisores | A |
Computadoras portátiles | A |
Cables HDMI | C |
Auriculares | B |
Teclados | B |
Mouse | C |
Control de Inventario PEPS (primeras entradas, primeras salidas)
PEPS se basa en la premisa de que los productos más antiguos son los primeros en venderse. Esto reduce el riesgo de obsolescencia y a minimizar costos.
Mira este ejemplo 👇
En una tienda cuando llega un nuevo lote de productos, como frutas y verduras, los empleados colocan los productos más antiguos en la parte delantera de los estantes. De esta manera, los productos más antiguos se venden primero, reduciendo el riesgo de que se caduquen y minimizando las pérdidas debido al deterioro.
Quedaría así:
Producto | Fecha de Ingreso | Fecha de Venta |
Manzanas | 01/09/2023 | 05/09/2023 |
Peras | 03/09/2023 | 08/09/2023 |
Plátanos | 02/09/2023 | 06/09/2023 |
Fresas | 04/09/2023 | 09/09/2023 |
Control de Inventario EOQ (Cantidad Económica de Pedido)
EOQ se centra en determinar la cantidad óptima de pedido para minimizar los costos totales de inventario, incluyendo costos de almacenamiento y reordenamiento.
Échale un ojo a este ejemplo 👇
Una fábrica de automóviles, tras una análisis y mediciones, determina la cantidad óptima de piezas que deben pedir a sus proveedores para minimizar los costos totales de inventario. Esto significa que no tienen un exceso de piezas ocupando espacio de almacenamiento, ni escasez de piezas que puedan retrasar la producción.
Quedaría así:
Pieza o Componente | Cantidad Óptima de Pedido |
Motores | 1000 unidades |
Neumáticos | 5000 unidades |
Transmisiones | 800 unidades |
Parabrisas | 300 unidades |
Control de Inventario UEPS (últimas entradas, primeras salidas)
Este método da prioridad a los productos más nuevos, lo que puede ser útil en industrias donde la obsolescencia es un factor importante.
Aquí te va un ejemplo 👇
En una tienda de ropa llegan nuevas colecciones, las cuales se colocan en las áreas más destacadas de la tienda y se promocionan activamente. Esto es útil en la industria de la moda, donde la obsolescencia es común y los clientes buscan constantemente productos que estén en tendencia.
El POS y el control de inventarios
Existen muchos sistemas de inventarios en contabilidad y uno de ellos es el Punto de Venta (POS). Este desempeña un papel crucial en el control de inventarios, ya que mejora significativamente la gestión del mismo.
Un POS ayuda a:
- Controlar en tiempo real la existencia de productos.
- Mejorar la precisión en el procesamiento de ventas.
- Brindar datos clave para la toma de decisiones informadas.
Beneficios de un sistema punto de venta en el control de inventarios
Además de todo lo mencionado, un sistema punto de venta brinda beneficios para el control de inventarios, como:
- Registro preciso de ventas: un POS lo hace automáticamente y, además, actualiza el inventario en tiempo real y reduce los errores humanos.
- Gestión de promociones: permite administrar promociones y descuentos de manera más efectiva, lo que puede influir en las decisiones de compra de los clientes.
- Análisis de datos: ofrece datos detallados sobre las ventas, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre reabastecimiento y estrategias de marketing.
- Optimización del espacio de almacenamiento: al conocer las tasas de rotación de productos, se puede utilizar el espacio de almacenamiento de manera más eficiente.
Ahora que ya conoces todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de inventarios, es tu momento de poner manos a la obra y comenzar a actuar para llevar tu empresa al éxito. ¿Tienes alguna otra duda sobre cómo llevar a cabo el control de inventarios? ¡Déjanos un comentario y con gusto te responderemos!
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