En definitiva, la eficiencia y rapidez en los procesos de venta son más cruciales que nunca para los comercios y negocios del país. Es así como la facturación POS (por Point Of Sale) emerge como una solución innovadora para resolver necesidades y cumplir normativas.
En este artículo te contaremos todo sobre la facturación POS en Colombia, POS y facturación electrónica, además del tope de facturación POS y los requerimientos para este año y los mejores sistemas en el mercado.
¿Qué es facturación POS?
La facturación POS, o facturación en el punto de venta, es un sistema integrado que permite la emisión de documentos fiscales en el momento exacto de la transacción. A diferencia de los métodos tradicionales, un sistema de facturación POS combina hardware y software para ofrecer una solución completa, que además gestiona inventarios y reportes financieros.
Diferencia entre facturación POS y por computador
Mientras que la facturación por computador aún depende de procesos manuales y software de escritorio, la facturación POS automatiza las transacciones directamente en el punto de venta, generalmente con sistemas que funcionan 100% en la nube. Esta automatización reduce errores humanos y acelera el proceso de venta, ofreciendo una experiencia más fluida.
Diferencia entre facturación POS y electrónica
Aunque algunos sistemas POS incluyen facturación electrónica, la principal distinción radica en el punto de emisión. Aquí varios aspectos a considerar:
| Característica | Facturación POS | Facturación electrónica |
| Definición | Sistema utilizado en puntos de venta físicos, para gestionar transacciones y emitir recibos o facturas simplificadas. | Sistema que permite emitir, enviar y almacenar facturas de manera digital, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales. |
| Uso | Predominantemente en entornos de venta al detalle, como tiendas, restaurantes y supermercados. | Aplicable a una amplia gama de transacciones comerciales, tanto en ventas al detalle como en servicios y comercio B2B. |
| Conectividad | En algunos casos puede funcionar sin conexión a Internet, almacenando datos localmente para procesar transacciones. | Requiere conexión a Internet para el envío y recepción de facturas, así como para cumplir con ciertas regulaciones. |
Requisitos para la facturación POS
Para implementar un sistema de facturación POS en Colombia, es necesario cumplir con ciertos requisitos establecidos por la DIAN, como la autorización del software, cumplimiento de estándares fiscales y la capacidad de generar reportes detallados de las transacciones.
📝 ¡Toma nota! Ten presente:
- Registro y RUT actualizado: estar registrado ante la DIAN con un RUT vigente.
- Software autorizado: usar un software de facturación POS aprobado por la DIAN.
- Habilitación: autorización de la DIAN para emitir documentos equivalentes.
- Numeración consecutiva: secuencia numérica única para cada documento.
- Información obligatoria: datos mínimos requeridos.
- Reporte a la DIAN: información de las transacciones a la DIAN, según corresponda.
Tipos de facturación POS
Existen diversos tipos de sistemas POS, desde un sistema de facturación POS gratis, pasando por soluciones básicas para pequeños comercios, hasta sistemas avanzados con capacidades de gestión de inventarios y análisis de datos para grandes cadenas de tiendas.
💡 ¿Cuál es el mejor? La elección dependerá de las necesidades específicas de cada negocio.
¿Cómo se reporta la facturación POS a la DIAN?
La facturación POS debe reportarse a la DIAN de manera electrónica, asegurando que cada transacción cumpla con los requisitos fiscales y esté debidamente registrada. Esto facilita la transparencia y el control fiscal.
Diferencia entre facturación POS y por computador
Mientras que la facturación por computador aún depende de procesos manuales y software de escritorio, la facturación POS automatiza las transacciones directamente en el punto de venta, generalmente con sistemas que funcionan 100% en la nube. Esta automatización reduce errores humanos y acelera el proceso de venta, ofreciendo una experiencia más fluida.
Requisitos para la facturación POS en Colombia
Para implementar la facturación POS en Colombia, tu negocio debe cumplir estos requisitos:
- Registro ante la DIAN con RUT actualizado.
- Utilizar software autorizado por la DIAN.
- Obtener autorización DIAN para documentos equivalentes.
- Asignar una numeración consecutiva única.
- Incluir información mínima obligatoria en cada documento.
- Realizar reportes regulares a la DIAN.
¿Cómo se reporta la facturación POS a la DIAN?
La facturación POS debe reportarse a la DIAN de manera electrónica, asegurando que cada transacción cumpla con los requisitos fiscales y esté debidamente registrada. Esto facilita la transparencia y el control fiscal.
Mejores sistemas POS en Colombia para 2025
A continuación, destacamos los mejores sistemas POS disponibles en Colombia durante 2025:
1. Alegra POS
Solución completa, sencilla y eficiente que funciona en la nube. Compatible con la DIAN, permite gestionar inventarios en tiempo real y es ideal para negocios de todo tamaño.
2. Cuenti
Software integral para contabilidad, inventarios y nómina electrónica, además de una excelente solución POS que facilita la administración diaria del negocio.
3. Siesa
Especializado en pequeñas y medianas empresas, optimiza ventas e inventarios con facilidad de uso y soporte constante.
4. Loggro
Ofrece soluciones POS robustas, gestión integral de restaurantes y administración de inventarios con autorización DIAN para facturación electrónica.
5. Bigwise
Ideal para cadenas de restaurantes y retail, con gestión omnicanal y herramientas avanzadas de back-office.
6. Camaleón Systems
Solución flexible para negocios variados, mejora la eficiencia operativa y optimiza la experiencia del cliente con una interfaz intuitiva.
7. eHopper
POS móvil gratuito para pequeñas empresas, compatible con múltiples dispositivos, ideal para agilizar operaciones de ventas minoristas.
¿Cuál es el tope de facturación POS en el 2025?
En 2025, el tope máximo anual permitido para emitir facturas mediante el sistema POS en Colombia es de 212,000 UVT. Este monto es actualizado anualmente por la DIAN según la Unidad de Valor Tributario (UVT) vigente. Es importante verificar periódicamente esta información directamente con la DIAN para evitar sanciones.
Innovaciones tecnológicas en los sistemas POS para 2025
Los sistemas POS incorporan innovaciones importantes:
- Cloud computing para acceso remoto y datos actualizados en tiempo real.
- Pagos sin contacto y criptomonedas para mayor rapidez y seguridad.
- Inteligencia artificial para análisis de datos, tendencias y optimización de decisiones estratégicas.
- Automatización de inventarios para reducir errores, optimizar el stock y adaptarse a las necesidades comerciales.
Automatización de inventarios
Una de las innovaciones más importantes en los sistemas POS en 2025 es la automatización avanzada del control de inventarios, que permite actualizaciones en tiempo real, minimizando errores y optimizando el stock según la demanda.
¿Cuál es el mejor sistema POS en Colombia para tu negocio?
Elegir el mejor sistema POS en Colombia dependerá de varios factores clave que debes evaluar:
- Tipo de negocio: restaurantes, tiendas minoristas, supermercados, etc.
- Volumen de ventas y operaciones: considera el número diario de transacciones.
- Presupuesto disponible: evalúa el costo frente a las funcionalidades ofrecidas.
- Integración: capacidad del software POS para integrarse con otros sistemas contables o plataformas electrónicas.
En 2025, contar con un sistema POS adecuado es crucial para mantener tu negocio competitivo y actualizado con las exigencias fiscales y tecnológicas. Analiza cuidadosamente las características y beneficios de cada plataforma para elegir el sistema que mejor se adapte a tus necesidades comerciales, operativas y financieras. Apostar por soluciones modernas te permitirá optimizar procesos, mejorar la experiencia del cliente y mantener una gestión contable y fiscal eficiente.
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